MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN
PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN
A. PENGERTIAN PERSONIL KANTOR
Menurut KBBI, personil kantor adalah
pegawai; anak buah; awak. Tentunya kita sering mendengarnya dengan istilah
karyawan.
1. Pegawai negeri: pegawai yang
bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah
2. Pegawai swasta: pegawai yang
bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh
perusahaan swasta tersebut
3. Pegawai tetap: pegawai yang sudah
diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik
bekerja di instansi pemerintah maupun swasta
Jadi dapat disimpulkan bahwa
personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau
melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau
swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa
berupa gaji dan tunjangan.
B. MACAM-MACAM PERSONIL KANTOR
1. Administrator atau petugas
pelaksana administrasi
Adalah orang yang menentukan
garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor
sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan
2. Manajer
Adalah orang yang memimpin
pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan
mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai
tujuan yang telah ditetapkan
3. Staf atau pembantu ahli
Adalah para tenaga ahli yang karena
kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan
manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
4. Worker atau pegawai/pekerja
Adalah para karyawan yang langsung
digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor
C. TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PERSONIL
KANTOR
Besar kecilnya tugas dan tanggung
jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara
umum tugas dan tanggung jawab personil kantor sebagai berikut;
1. Kepala kantor/pimpinan
kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap
kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan
2. Administrasi bertugas mengelola
urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua
warkat atau surat keluar dan masuk
3. Bagian keuangan atau kasir,
bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan
kas masuk
4. Sekretaris, bertanggung jawab
membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di
bagian lainnya, serta membuat surat keluar
5. Penerima tamu, bertanggung jawab
atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan
terhadap kantor
D. PERANGKAT KERJA PERSONIL KANTOR
Umumnya perangkat kerja yang
dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari arsip/filing cabinet, alat tulis,
kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.
Perangkat kerja yang dibutuhkan
dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa
kemudahan penggunaan komputer;
1. Dengan microsoft word tidak perlu
lagi repot-repot berulang kali mengetik surat
2. Aplikasi spreedsheet pada
microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan keuangan
3. Aplikasi data base
4. Alat scanner
5. Lokal area networking
6. Email
E. TAHAPAN-TAHAPAN PENGADAAN
PERSONIL KANTOR
1. Analisis jabatan
Menurut KBBI, adalah penyelidikan
terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang
sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara
Manfaat analisa jabatan adalah untuk
memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan
(job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi
pekerjaa (job evaluation)
Analisis jabatan berguna untuk:
a. Perekrutan dan seleksi karyawan
b. Kompensasi gaji karyawan
c. Evaluasi jabatan
d. Penilaian prestasi kerja karyawan
e. Pelatihan (training)
f. Promosi dan pemindahan karyawan
g. Organisasi
h. Memperkaya pekerjaan
i. Penyederhanaan pekerjaan
j. Penempatan karyawan
2. Rekrutmen
Menurut KBBI, rekrutmen adalah
pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari
dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada
dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.
a. Penentuan dasar rekrutmen
Rekrutmen harus berpedoman pada
spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut.
Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi
apa saja yang dibutuhkan.
b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen
1) Sumber internal
Adalah tenaga kerja atau karyawan
yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut,
dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu
bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru
Keunggulan sumber internal:
a) Meningkatkan kinerja dan
kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi
b) Loyalitas karyawan menjadi
besar/tinggi terhadap perusahaan
c) Biaya rekrutmen dapat ditekan,
karena tidak perlu biaya untuk iklan
d) Waktu perekrutan relatif singkat
Kelemahan sumber internal:
a) Kurang membuka kesempatan untuk
angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan
b) Kurang ada wibawa bagi karyawan
yang dimutasikan
2) Sumber eksternal
Adalah tenaga kerja atau karyawan
yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain
sebagai berikut:
a) Pelamar datang sendiri
b) Kantor dinas tenaga kerja
c) Lembaga-lembaga pendidikan
d) Pemuatan iklan/advertising
e) Referensi seseorang/rekanan
karyawan
f) Mengambil dari perusahaan lain
g) Nepotisme
Keunggulan sumber eksternal
a) Kewibawaan karyawan yang diterima
relatif baik
b) Kemungkinan akan membawa sistem
kerja baru
Kelemahan sumber eksternal
a) Kurang ada kesempatan bagi
karyawan untuk promosi
b) Biaya rekrutmen relatif besar
karena ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi
c) Waktu rekrutmen akan lama
d) Loyalitas terhadap perusahaan
belum bisa diketahui
c. Metode-metode rekrutmen
1) Metode tertutup
Yaitu pelaksanaan rekrutmen di
kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja,
sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh
karyawan yang baik
2) Metode terbuka
Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang
diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan
banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal
menjadi lebih besar
d. Kendala-kendala rekrutmen
1) Kebijakan perusahaan. Biasanya
menyangkut gaji
2) Persyaratan jabatan. Semakin
banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat.
3) Soliditas perusahaan. Besar
kecilnya perusahaan dan soliditasnya
4) Metode pelaksanaan rekrutmen.
Sistem terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar
5) Kondisi pasar tenaga kerja.
Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja
6) Kondisi lingkungan eksternal.
Kondisi perekonomian dan banyak pesaing
3. Seleksi
Menurut KBBI, seleksi adalah
pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh
bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan
Dalam melakukan seleksi harus
memperhatikan hal-hal berikut:
· Seleksi harus efisien dan efektif
· Harus memperhatikan
peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku
· Petugas seleksi harus cerdas dan
jujur
· Pengertian “orang yang tepat pada
tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis
a. Proses seleksi
Penyaring pelamar
Tes
Wawancara awal
Evaluasi latar belakang dan
referensi
Wawancara mendalam
Tes kesehatan/fisik
Pengambilan keputusan
b. Langkah-langkah seleksi personil
kantor
1) Seleksi administratif
Biasanya dilihat dari kebenaran
informasi surat lamaran
2) Penarikan tenaga kerja
3) Klasifikasi jabatan
4) Tes dan wawancara
a) Tes
Tujuan diadakan tes à untuk
mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan
Tes terdiri dari sebagai berikut:
· Tes individuàtes kemampuan yang
dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik
· Tes kelompokàtes kemampuan yang
dilakukan secara bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis
· Tes intelegensiàtes untuk
mengetahui tingkat kecerdasan
· Tes minatàtes untuk mengetahui
minat pelamar
· Tes kepribadianàuntuk mengetahui
kepribadian pelamar
· Tes bakatàuntuk mengukur bakat
pelamar
· Tes kesehatanàtes untuk mengetahui
kesehatan pelamar
b) Wawancara
Tujuan wawancara:
· Memastikan bahwa pelamar
benar-benar berminat untuk bekerja
· Memastikan kebenaran data tertulis
pelamar
· Memastikan pelamar yang dipilih
adalah orang yang tepat
· Memberikan informasi kepada
pelamar tentang perusahaan
· Ajang promosi bagi perusahaan
Umumnya ada dua jenis wawancara
· Wawancara subjektif
Dalam wawancara ini terkadang masih
terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa,
kadang pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada
rasa suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.
· Wawancara objektif
Agar wawancara berlangsung secara
objektif, harus memperhatikan hal-hal berikut:
- Pewawancara bersikap netral, tidak
berpihak pada salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa dan agama
pelamar.
- Pewawancara adalah seorang ahli
dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang
perusahaan.
- Pewawancara sebaiknya menyimak
dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh
- Pewawancara sebaiknya mencatat
semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis.
- Tempat wawancara sebaiknya di
ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga
diharapkan pelamar bisa bebas mengemukakan pendapatnya.
5) Penempatan personil kantor
Apabila proses seleksi telah
selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu.
Penempatan tidak hanya berlaku bagi
karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.
c. Tujuan seleksi
Untuk memperoleh karyawan yang:
1) Qualified dan profesional
2) Jujur dan disiplin
3) Inovatif dan bertanggung jawab
4) Cakap dengan penempatan yang
tepat
5) Kreatif dan dinamis
6) Berdedikasi tinggi
7) Memenuhi syarat Undang-undang
perburuhan
8) Dapat bekerja sama
9) Dapat bekerja mandiri
10) Mudah berkembang
11) Mempunyai budaya dan perilaku
malu
d. Cara-cara seleksi
1) Nonilmiah
Yaitu seleksi yang dilakukan tidak
berdasarkan kepada standar-standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan
pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau
berdasarkan pengalaman saja.
Unsur-unsur yang diseleksi:
a) Surat lamaran bermaterai atau
tidak
b) Ijazah terakhir sekolah formal
dan ijazah dari kursus-kursus
c) Surat keterangan pengalaman
pekerjaan
d) Surat referensi dari seseorang
atau instansi sebagai bahan pertimbangan
e) Wawancara tatap muka/langsung
f) Penampilan secara fisik si
pelamar (appearance)
g) Garis keturunan si pelamar
h) Bentuk tulisan si pelamar
2) Ilmiah
Yaitu seleksi yang didasarkan kepada
job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi
berdasarkan kriteria-kriteria tertentu.
Unsur-unsur seleksi ilmiah:
a) Berorientasi kepada kebutuhan
nyata karyawan baru
b) Berorientasi kepada prestasi
kerja
c) Berpedoman pada metode kerja yang
jelas dan sistematis
d) Berdasarkan pada job analysis dan
ilmu sosial lainnya
e) Berpedoman pada undang-undang
perburuhan
e. Kualifikasi seleksi
Kualifikasi dasar seleksi biasanya
meliputi:
1) Umur
2) Keahlian
3) Pendidikan
4) Kesehatan fisik
5) Jenis kelamin
6) Bakat
7) Tampang/wajah
8) Karakter
9) Pengalaman kerja
10) Kejujuran
11) Kerja sama
12) Kedisiplinan
13) Inisiatif dan kreatif
f. Tingkatan seleksi
Ada 3, yaitu:
1) Seleksi tingkat pertama: mencakup
semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan
diterima
2) Seleksi tingkat kedua: dilakukan
pada karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3
bulan, 6 bulan atau 1 tahun
3) Seleksi tingkat ketiga: dengan
mengikuti tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi
karyawan tetap.
Secara umum langkah-langkah
pengadaan personil kantor:
1) Menetapkan perencanaan
kepegawaian
2) Menentukan penarikan karyawan
dari sumber-suber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern
3) Membuat iklan lowongan kerja
4) Menerima surat lamaran dari calon
tenaga kerja
5) Mengadakan seleksi atau
penyaringan administratif
6) Menentukan diterima atau tidaknya
lamaran kerja yang masuk
7) Menyiapkan segala perangkat
seleksi ( seperti soal-soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)
8) Melakukan pemanggilan bagi calon
karyawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes/ujian
9) Mengadakan seleksi karyawan,
berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.
10) Memeriksa hasil tes dan
menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.
11) Memanggil calon karyawan yang
lulus untuk mengikuti masa percobaan.
12) Mengangangkat karyawan dengan
surat keputusan, dalam status masa percobaan.
13) Calon karyawan mengikuti
orientasi masa percobaan
14) Melakukan penilaian selama calon
karyawan mengikuti masa orientasi
15) Menentukan lulus tidaknya masa
orientasi
16) Membuat surat keputusan
pengangkatan karyawan berstatus karyawan tetap
17) Menempatkan karyawan pada
jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai
karyawan tetap
18) Melakukan pembinaan dan
pemeliharaan terhadap karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat
bertahan bekerja
F. SYARAT-SYARAT PERSONIL KANTOR
1. Persyaratan pengetahuan
Biasanya diukur dengan tingkat
pendidikan formal
2. Persyaratan ketrampilan
Menurut The Liang Gie, dalam buku
administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil
bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik
melaksanakan tugas-tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:
a. Menghimpun
b. Mencatat
c. Mengolah
d. Menggandakan
e. Mengirim
f. menyimpan
3. Persyaratan kepribadian
Kepribadian adalah keseluruhan watak
dan sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangku kepribadian:
· Cara berbicara dan cara berjalan
· Sikap badan pada saat duduk
· Sikap luwes dan cara berbusana
yang serasi disesuaikan dengan waktu dan acaranya
· Sifat bersih dan rapi
· Sifat yang berkaitan dengan
menjaga kesehatan diri
· Sifat yang berkaitan dengan
kemampuan dari ketrampilan dalam bekerja
· Sifat agamis yang berkaitan dengan
segi kerohanian
Syarat kepribadian yang diperlukan
seorang personil kantor:
a. Loyalitas (kesetiaan terhadap
perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan
saling menjaga
b. Tekun dan rajin
c. Kesabaran
d. Kerapian
e. Dapat menyimpan rahasia
G. PELATIHAN DAN PENGEMBANGAN
PERSONIL KANTOR
1. Pengertian pelatihan dan pengembangan
a. Menurut KBBI, pelatihan adalah
proses, cara, perbuatan melatih.
b. Adalah suatu kegiatan dalam
rangka meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk
melaksanakan pekerjaan tertentu
c. Adalah kegiatan yang dilaksanakan
oleh perusahaan/instansi pemerintah atau swasta yang bertujuan untuk
meningkatkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan dan mental personil kantor.
d. Menurut intruksi presiden no. 15
tahun 1974 pelatihan adalah bagian pendidikan yang menyangkut proses belajar
untuk memperoleh dan meningkatkan ketrampilan di luar sistem pendidikan yang
berlaku dalam waktu relatif singkat dengan metode yang lebih mengutamakan
praktik daripada teori.
Dari beberapa pendapat di atas dapat
disimpulkan bawah pelatihan adalah kegiatan peningkatan kemampuan dan
keterampilan teknis karyawan untuk melaksanakan pekerjaan.
Menurut Wexley dan Yukl dalam buku
Perilaku organisasi dan psikologi personali, pengembangan adalah peningkatan
kemampuan dalam pengambilan keputusan dan memperluas hubungan manusia (human
relation) bagi karyawan tingkat menengah dan atas.
2. Manfaat pelatihan
Untuk meningkatkan kualitas
pengetahuan, bakat, dan ketrampila para personil kanor baik yang lama maupun
yang baru. Manfaat pelatihan lainnya:
a. Dapat meningkatkan kinerja
personil/karyawan kantor
b. Karyawan dapat berkembang dengan
lebih cepat
c. Memperbaiki cara kerja karyawan,
sehingga dapat menyesuaikan dengan perkembangan organisasi
d. Karyawan akan mampu bekerja dan
melaksanakan tugas dengan baik, efisien dan efektif
e. Karyawan diberi kesempatan untuk
mengembangkan potensi diri
f. Diharapkan mampu meningkatkan
etos kerja karyawan dan meningkatkan produktivitas
3. Jenis dan tujuan pelatihan
a. Supervisory training
Adalah pelatihan yang bertujuan
membantu perusahaan untuk membimbing para karyawan, dimana para peserta
pelatihan ditugaskan sebagai instruktur untuk melatih karyawan
b. Administrative training
Adalah pelatihan yang bertujuan
memberikan pengetahuan tentang bagaimana mempraktikkan teknik-teknik kerja yang
berhubungan dengan pekerjaan kantor
c. Office method training
Adalah pelatihan yang bertujuan
melatih karyawan tentang bagaimana cara-cara melakukan pekerjaan rutin,
khususnya bidang kesekretariatan
d. Refreshing training
Adalah pelatihan yang bertujuan
melatih karyawan tentang pekerjaan yang sudah dimiliki oleh karyawan sebelumnya
Tujuan pelatihan:
1) Meningkatkan pengetahuan dan
ketrampilan karyawan
2) Mengembangkan keahlian karyawan
agar dapat bekerja secara efisien dan efektif
3) Mengubah dan membentuk sikap
karyawan
4) Mengembangkan semangat,
kesenangan, dan kemauan kerja karyawan
5) Memudahkan pengawasan terhadap
karyawan
4. Prinsip-prinsip pelatihan
a. Prinsip perbedaan individu
(setiap individu memiliki kemampuan, tingkat pendidikan, minat dan pengalaman
b. Prinsip pengembangan karyawan
5. Komponen pelatihan dan
pengembangan
a. Sasaran dan tujuan pelatihan dan
pengembangan harus disesuaikan dengan sasaran dan tujuan yang akan dicapai
b. Materi pelatihan dan pengembangan
harus disesuaikan dengan kemampuan peserta pelatihan
c. Metode pelatihan harus memenuhi
persyaratan yang telah ditentukan
d. Para pelatih (trainers) harus
memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat
6. Prinsip-prinsip perencanaan
pelatihan dan pengembangan
Mc. Gehee (1979), merumuskan
prinsip-prinsip pelatihan dan pengembangan sebagai berikut:
a. Materi harus diberikan secara
sistematis dan bertahap
b. Tahapan-tahapan tersebut harus
disesuaikan dengan tujuan yang hendak dicapai.
c. Trainers/ pelatih harus mampu
memotivasi dan menyebarkan respon yang berhubungan dengan serangkaian materi
pelajaran
d. Adanya penguat untuk
membangkitkan respon positif dari peserta
e. Menggunakan konsep shaping
(pembentukan) perilaku
7. Tahapan-tahapan penyusunan
pelatihan dan pengembangan
a. Menetapkan sasaran dan tujuan
pelatihan dan pengembangan
b. Mengidentifikasi kebutuhan
pelatihan dan pengembangan
c. Menetapkan metode pelatihan dan
pengembangan
d. Menetapkan kriteria keberhasilan
beserta alat ukurnya
e. Melakukan percobaan (try out) dan
melakukan revisi
f. Mengevaluasi hasil pelatihan dan
pengembangan
8. Tujuan pelatihan dan pengembangan
a. Meningkatkan produktivitas dan
kualitas kerja
b. Meningkatkan ketetapan sumber
daya manusia
c. Meningkatkan sikap moral dan
semangat kerja
d. Meningkatkan rangsangan agar
karyawan dapat berprestasi maksimal
e. Meningkatkan penghayatan jiwa dan
ideologi
f. Meningkatkan kesehatan dan
keselamatan kerja
g. Meningkatkan perkembangan
karyawan
h. Menghindarkan keusangan
9. Faktor-faktor yang harus
diperhatikan dalam pelatihan dan pengembangan
a. Perbedaan masing-masing karyawan
b. Hubungan dengan analisis jabatan
c. Motivasi
d. Partisipasi aktif
e. Seleksi peserta pelatihan
f. Metode pelatihan dan pengembangan
10. Kebutuhan pelatihan dan
pengembangan
Ernest J. Mc. Cormick dalam buku
industri dan organisasi psikologi, kebutuhan terhadap program pelatihan dan
pengembangan adalah bawah organisasi/perusahaan perlu melibatkan sumber daya
(karyawannya) pada aktivitas pelatihan.
H. MUTASI PERSONIL KANTOR
1. Pengertian mutasi
Menurut KBBI, mutasi adalah
pemindahan karyawan dari satu jabatan ke jabatan lain. Mutasi dapat dilakukan
secara horizontal (rotasi kerja/transfer) ataupun vertikal (promosi dan demosi)
Mutasi dilakukan karena:
a. Atas keinginan perusahaan
Alasannya:
1) Perusahaan tengah melakukan upaya
untuk menjamin kelangsungan pekerjaan karyawan tersebut dan ingin menunjukkan
bahwa karyawan tersebut dimutasi bukan karena hukuman
2) Perusahaan ingin meyakinkan bawah
karyawan tidak diberhentikan
3) Dilakukan untuk penyegaran
suasana kerja
b. Atas keinginan sendiri
Alasan mutasi:
1) Karyawan merasa sudah tidak
sesuai lagi dengan keinginan dan kondisi fisiknya
2) Karyawan yang bersangkutan merasa
tidak bisa bekerja sama lagi dengan teman sekerjanya atau bahkan dengan
atasannya
2. Cara mutasi
a. Horizontal (rotasi kerja/mutasi
biasa)
Adalah pemindahan karyawan dari satu
posisi / jabatan / tempat / pekerjaan ke posisi / jabatan / tempat / pekerjaan
yang lain yang setara tanpa diikuti dengan kenaikan atau penurunan jabatan.
Manfaat rotasi/mutasi biasa:
1) Untuk memenuhi kekurangan
karyawan di bagian lain, sehingga tidak perlu mengambil tenaga kerja dari luar.
2) Untuk memenuhi keinginan
karyawan, disesuaikan dengan minat, keahlian, dan bidang tugas dan kemampuannya
3) Untuk mengatasi rasa jenuh dan
bosan karyawan terhadap pekerjaan, jabatan dan suasana tempat kerja
4) Untuk memberikan motivasi kepada
karyawan dalam mengembangkan kemampuannya
b. Vertikal (promosi dan demosi)
1) Promosi
a) Pengertian promosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu
jabatan ke jabatan lain yang lebih tinggi disertai dengan wewenang dan tanggung
jawa yang lebih besar.
Promosi dapat juga diartikan
sebagai:
· Promosi adalah perubahan dalam
kekuasaan, derajat, dan pangkat
· Promosi adalah perubahan jabatan
lama ke jabatan baru yang lebih tinggi tanggung jawab dan kekuasaannya
· Promosi adalah kenaikan
pangkat/jabatan/ yang disertai dengan kekuasaan dan tanggung jawab yang lebih
besar daripada kekuasaan dan tanggung jawab sebelumnya
· Promosi adalah kemajuan seorang
karyawan dalam melaksanakan tugas, sehingga diberi tugas dan tanggung jawab
yang lebih besar lagi dengan gaji yang lebih besar pula.
b) Manfaat promosi
· Untuk meningkatkan semangat dan
gairah kerja karyawan
· Untuk menciptakan persaingan yang
sehat antar karyawan dalam melaksanakan tugas pekerjaan
· Untuk membina jenjang karir
karyawan
· Untuk mengembangkan kemampuan
karyawan
· Untuk mengisi formasi jabatan
tertentu dengan memanfaatkan sumber daya manusia dari dalam/internal perusahaan
· Sebagai jaminan bagi karyawan,
bahwa setiap karyawan akan diberi kesempatan untuk maju
c) Syarat-syarat promosi
· Ada formasi/lowongan jabatan,
biasanya karena ada karyawan yang mengundurkan diri, pindah, pensiun, atau
meninggal dunia
· Karyawan yang bersangkutan sudah
memenuhi syarat yang telah ditetapkan dalam analisis jabatan
· Karyawan tersebut telah lulus
seleksi
· Karyawan mempunyai kemampuan/kecakapan
untuk mengisi posisi/jabatan tersebut
· Promosi harus dilakukan
berdasarkan metode penilaian objektif
· Kebijakan pelaksanaan program
promosi harus terbuka dan disampaikan kepada seluruh karyawan
d) Evaluasi promosi
Evaluasi dilakukan dengan membuat
kuesioner (daftar pertanyaan) dan menjawabnya. Hal-hal yang perlu di evaluasi:
· Apakah promosi juga diikuti
kenaikan pangkat/jabatan?
· Apakah promosi dibatasi hanya pada
bagian yang ada lowongan jabatan atau pada lowongan jabatan di semua bagian?
· Bagian/bidang apa saja yang akan
menjadi persaingan?
· Apakah promosi diperuntukkan bagi
karyawan di bagian tertentu ssaja, atau di bagian-bagian lain dalam suatu
perusahaan?
· Apakah karyawan di luar perusahaan
diperkenankan ikut bersaing dalam promosi jabatan?
· Bagaimana sistem penilaian untuk
menentukan kemampuan karyawan yang berhak mendapatkan promosi?
e) Senioritas dalam promosi
Adalah kenaikan jabatan atau promosi
yang diberikan atas dasar masa kerja karyawan. Artinya dalam pelaksanaan
promosi, masa kerja atau lamanya karyawan bekerja lebih diutamakan atau
karyawan yang telah lama bekerja mendapat prioritas utama dalam memperoleh
promosi jabatan.
Sistem senioritas ini bertujuan agar
karyawan tidak pindah dan tetap bekerja pada suatu perusahaan
f) Mempersiapkan calon yang akan
dipromosikan
Sebelum promosi jabatan, sebaiknya
pihak manajemen mempersiapkan terlebih dahulu dengan melakukan pengaderan
karyawan, karena melalui pengaderan:
· Karyawan diberi kesempatan untuk
mempersiapkan diri dalam hal kemampuan, kecakapan maupun mental dengan
sebaik-baiknya
· Diharapkan dapat membentuk watak
dan sikap karyawan, sebelum karyawan tersebut menduduki jabatan yang baru
· Dapat menciptakan loyalitas yang
tinggi, disiplin, dan semangat kerja bagi karyawan yang akan dipromosikan
· Diharapkan karyawan yang
dipromosikan dapat meraih keberhasilan dalam melaksanakan tugasnya
g) Pengaruh-pengaruh dalam
melaksanakan promosi
· Berpengaruh positif, apabila
dilaksanakan secara objektif melalui persaingan yang sehat.
· Berpengaruh negatif, apabila
dilakukan secara tidak objektif, sehingga mengakibatkan hal-hal berikut:
- Pertentangan antarsesama karyawan
- Pertentangan antara atasan dan
bawahan
- Sikap saling curiga antar karyawan
dan antara atasan dan bawahan sehingga suasana kerja tidak harmonis lagi
- Rendahnya semangat kerja,
disiplin, dan loyalitas karyawan
Terdapat karyawan yang ambisius
dalam mengejar jabatan, sehingga karyawan tersebut menghalalkan segala cara
2) Demosi
Adalah pemindahan karyawan dari satu
jabatan ke jabatan lain yang lebih rendah dalam suatu organisasi, sehingga
wewenang, tanggung jawab, pendapatan, dan statusnya pun tidak lebih rendah. Hal
ini terjadi karena karyawan tidak mampu melaksanakan pekerjaan
Penurunan terjadi karena beberapa
hal, antara lain:
a. Karyawan melakukan tindakan yang
merugikan perusahaan, sehingga perlu diberikan hukuman
b. Membangkang, contoh: menolak
jabatan baru, ingin tetap di jabatan lama. Terjadi karena jabatan baru tidak
cocok(misal: secara fisik tidak sanggup, beban tanggung jawab terlalu besar,
atau gaji tidak sesuai)
c. Perusahaan tengah mengalami krisi
keuangan sehingga perusahaan melakukan reorganisasi atau perampingan karyawan,
untuk penghematan, beberapa karyawan diberi jabatan lebih rendah
d. Pengaruh dari keadaan pasar
tenaga kerja, dimana supply (penawaran) melebihi demand (permintaan)
e. Karyawan tidak mampu mengerjakan
tugas dan pekerjaannya.